L'assistante de direction et l'IE

Avant de continuer à vous conter mes aventures, je vous souhaite à tous une très Bonne Année 2008.

A de nombreuses occasions, nous avons été confrontés à l’attitude non-professionnelle de certains collaborateurs. Lorsqu’il était constaté par la direction des ressources humaines que les « contrevenants » avaient agi dans le seul but de nuire à notre société, mon responsable devait mener rapidement une enquête sur les intéressés. Ainsi, c’est le RSSI en collaboration avec moi qui constitutions un dossier personnel.

Dans l’unique souci de protéger l’information relative à une affaire en cours, ledit dossier était enfermé dans le coffre-fort de notre département. Afin de gagner du temps en cas de consultation, j’ai mis à disposition de la personne qui recherche un dossier, un tableau dans lequel sont mentionnés :

• le numéro du dossier (défini selon l’ordre d’arrivée),
• le thème du dossier,
• le nom du créateur du dossier,
  
• la date de création du dossier.

Je rappelle que tout collaborateur souhaitant accéder au coffre-fort doit s’adresser à moi. Je suis la seule détentrice de la « clé du royaume » !

A l’initiative du RSSI, un séminaire professionnel est organisé dans un lieu ludique, chaque année. Y sont conviés, les membres du management, le directeur du département, le RSSI et moi. Le but de cette réunion est de se retrouver dans un contexte autre que professionnel au cours duquel nous faisons un bilan de l’année écoulée. Tout ceci sous les directives, d’un animateur désigné par le RSSI et chargé de mener les débats (jeux de rôles, test de personnalité, mise en situation par rapport à un sujet donné, etc…).

En tant qu’assistante du responsable, je suis chargée d’organiser et de mettre en place ledit événement. Afin que tous puissions travailler détendus dans un contexte agréable, j’ai choisi l’an dernier, un lieu retiré dans l’Oise, en pleine campagne. Pour réaliser mon projet, j’ai recherché via internet tous les éléments qui me permettraient d’obtenir de l’information pertinente.

C’est ainsi que j’ai découvert le site bedouk, spécialisé dans l’organisation de séminaires. En plus de ce soutien, j’ai bénéficié de l’assistance d’une commerciale très agréable, directement rattachée à cet organisme chargé de aider un trouver LE lieu qui réponde à toutes mes attentes. Le résultat escompté a eu son effet. Toutes les convives ont été charmées par la logistique et l’accueil.

Il y a un an, notre RSSI a été gravement malade. Etant immobilisé à son domicile, il ne lui était pas possible de se déplacer. Malgré la distance, nous avons réussi à travailler et à consolider notre collaboration. Le RSSI occupe un poste stratégique au sein de notre société ce qui l’oblige à se tenir informé, en permanence et quelle que soit le contexte, de l’information sociétale.

Pendant son absence, mon rôle a été de gérer l’information dite importante et de détecter celle qui nécessitait l’intervention rapide du RSSI ou de ses collaborateurs. Ma mission était de veiller au bon fonctionnement de notre département.

Si j’avais le moindre doute sur la suite à donner à une demande, je le contactais systématiquement. Dans le sens contraire, dès qu’il souhaitait que j’intervienne suite à un message qu’il avait consulté via son "Personal Digital Assistant" dit pda, il m’appelait. En situation de crise, la moindre négligence de notre part aurait pu être préjudiciable à la protection de l’environnement informationnel de notre société.