L'assistante de direction et l'IE

A l’initiative du RSSI, un séminaire professionnel est organisé dans un lieu ludique, chaque année. Y sont conviés, les membres du management, le directeur du département, le RSSI et moi. Le but de cette réunion est de se retrouver dans un contexte autre que professionnel au cours duquel nous faisons un bilan de l’année écoulée. Tout ceci sous les directives, d’un animateur désigné par le RSSI et chargé de mener les débats (jeux de rôles, test de personnalité, mise en situation par rapport à un sujet donné, etc…).

En tant qu’assistante du responsable, je suis chargée d’organiser et de mettre en place ledit événement. Afin que tous puissions travailler détendus dans un contexte agréable, j’ai choisi l’an dernier, un lieu retiré dans l’Oise, en pleine campagne. Pour réaliser mon projet, j’ai recherché via internet tous les éléments qui me permettraient d’obtenir de l’information pertinente.

C’est ainsi que j’ai découvert le site bedouk, spécialisé dans l’organisation de séminaires. En plus de ce soutien, j’ai bénéficié de l’assistance d’une commerciale très agréable, directement rattachée à cet organisme chargé de aider un trouver LE lieu qui réponde à toutes mes attentes. Le résultat escompté a eu son effet. Toutes les convives ont été charmées par la logistique et l’accueil.

Il y a un an, notre RSSI a été gravement malade. Etant immobilisé à son domicile, il ne lui était pas possible de se déplacer. Malgré la distance, nous avons réussi à travailler et à consolider notre collaboration. Le RSSI occupe un poste stratégique au sein de notre société ce qui l’oblige à se tenir informé, en permanence et quelle que soit le contexte, de l’information sociétale.

Pendant son absence, mon rôle a été de gérer l’information dite importante et de détecter celle qui nécessitait l’intervention rapide du RSSI ou de ses collaborateurs. Ma mission était de veiller au bon fonctionnement de notre département.

Si j’avais le moindre doute sur la suite à donner à une demande, je le contactais systématiquement. Dans le sens contraire, dès qu’il souhaitait que j’intervienne suite à un message qu’il avait consulté via son "Personal Digital Assistant" dit pda, il m’appelait. En situation de crise, la moindre négligence de notre part aurait pu être préjudiciable à la protection de l’environnement informationnel de notre société.

Dès sa prise de fonctions, le RSSI de notre société a souhaité l’implication de tous les collaborateurs dans les projets liés à notre département. Comme par exemple, lorsqu’il a décidé qu’il était important que notre département dispose d’un slogan associé à une image. Tant auprès de nos clients et partenaires qu'en interne, il était primordial que l'on puisse nous identifier. 

Pour pouvoir s'améliorer, il faut savoir regarder autour du soi

Même si je pense que la curiosité peut être un vilain défaut ! Elle a été pour ma part, jusqu'à présent, très bénéfique dans mon travail. Il y a quelques mois, j'ai été chargée de mettre en place le portail de notre département, appelé portail SSI. Cet outil a pour objectif de permettre à tous les collaborateurs de notre société de prendre connaissance de nos activités mais également des évènements intervenus dans le courant du mois ou de l'année. Les rubriques essentielles qui composent ce portail sont :

• la gestion des accès,
• la sensibilisation et la formation,
• l'actualité juridique et réglementaire,
• la protection des infrastructures,
• ....

Convaincre sa hiérarchie et la faire adhérer à une idée

Pour réussir ce "challenge", il faut avoir la chance de travailler avec un patron qui fait confiance et qui souhaite voir évoluer son assistante de direction, à un poste décisionnel. Cela a été ma chance et pendant plusieurs années, j'ai su montrer à mon responsable que j'étais capable de mener un projet, sans me démettre  de mes tâches initiales d'assistante.

Au commencement   

Mon implication dans les activités de mon département a toujours été très importante. Dès la création de notre département, j'ai intégré un groupe de travail "communication" en collaboration avec deux autres responsables. L'originalité de notre équipe, c'est qu'elle était constituée de personnes motivées. Qui malgré qu'elle soit dépourvue d'étude en communciation, a pu réaliser un très bon travail, assistés de professionnels en communication.

La mission

En tant que garant de la sécurité des systèmes d'information de l'environnement informationnel de tous les collaborateurs, il était nécessaire de sensibiliser ces derniers aux règles de sécurité. C'est la raison pour laquelle, notre RSSI a décider de mettre en place en collaboration avec le département communication, des sessions de sensibilisation. Ces sessions interviennent tous les deux mois et sont présentées aux nouveaux arrivants. Celles-ci se déroulent en collaboration avec un cabinet de conseil en sécurité informatique, sélectionné par le RSSI. 

Les moyens mis en oeuvre

A la fin

La décision finale a appartenu à notre RSSI, qui après présentation des deux challengers, restait perplexe.  Devant tant d'hésitation, nous avons dû trouver les bons arguments et le convaincre. Au contraire des autres, ce cabinet de conseil a proposé d’impliquer les collaborateurs dans la formation en tant qu’acteur à part entière. De plus, l’un des animateurs de ce cabinet de conseil, était fortement impliqué dans l’IE et reconnu dans ce domaine. Nous avons constaté que les autres cabinets sollicités n'ont pas abordé ce sujet qui pourtant pour nous était l'essentiel. Notre intérêt et celui du RSSI n'en ont été que plus importants. Avec une argumentation plus qu'efficace et déterminée, nous avons réussi à rallier notre responsable à notre cause. Objectif réussi !

Ne pas diffuser l'information de quelque nature qu'elle soit 

Notre département des ressources Humaines transmet au RSSI, chaque mois, les dossiers personnels et les fiches d'évaluation des collaborateurs. De plus, notre Direction communique par e-mail à notre RSSI, des informations qui peuvent porter sur des points personnel et professionnel liés à certains collaborateurs.

La propagation d'infos aussi confidentielles nécessite que je sois vigilante dans la diffusion de l'information orale auprès des collaborateurs avec lesquels j'entretiens des relations amicales. La divulgation d'informations dites confidentielles pourrait limiter mon champ de vision et d'application dans l'environnement de mon responsable.

A présent que ma vison de l'IE est plus claire, je peux affirmer que l'assistante de direction la pratique dans son quotidien. Dans mon cas, cela est encore plus évident, de par le secteur dans lequel j'évolue. Le département de la Sécurité des Systèmes d'Information a pour objectif :

• la protection des accès au système d'information, des ressources matérielles et de l'information,
• la gestion des habilitations,
• l'anticipation à l'atteinte de l'image de la société,
• le plan de continuité de l'activité,
• le contrôle de l'usage du système d'information comme la prévention et la sensibilisation.

Comme toute assistante de direction, mon rôle est de contribuer à la sauvegarde de l'information. Au sein de ce département, j'ai réalisé des actions de sécurité de l'information, tels que :